), cũng như xu hướng mà dữ liệu này phản ánh - bongdaso

bản cá đổi thưởng
Nổ-Hũ-789-Club
Mục lục

Chương 1: Tôi đã dành thời gian của mình vào đâu?

Thời gian theo dõi là gì?

Nói một cách đơn giản, “thời gian theo dõi” chính là việc ghi lại từng khoảnh khắc bạn tiêu tốn trong ngày cho các hoạt động khác nhau. Ví dụ, một sinh viên đại học có thể muốn theo dõi thời gian học tập dành cho từng môn học như “Mạng máy tính”, “Nguyên lý cơ sở dữ liệu và ứng dụng”, hay “Nguyên lý chủ nghĩa Marx”. Tất cả những nhãn này đều thuộc về danh mục “Học tập”.

Nếu bạn đã từng sử dụng các ứng dụng kiểu “Pomodoro” hoặc “Thời gian tập trung”, hoặc nếu công cụ quản lý thời gian của bạn có sẵn chức năng tương tự (điều này gần như đã trở thành tiêu chuẩn cho phần mềm hiệu suất), thì ứng dụng đó rất có thể đã giúp bạn theo dõi thời gian tập trung mỗi ngày.

Đây cũng là một dạng “thời gian theo dõi”, nhưng thay vì phương pháp phức tạp hơn như ghi lại mọi thứ, chỉ ghi lại thời gian tập trung có thể phù hợp hơn với nhiều người.

Tuy nhiên, mặc dù được gọi là “thời gian theo dõi”, ý nghĩa của nó vượt xa hơn việc chỉ “ghi lại”. Thực tế, hầu hết việc ghi lại dữ liệu đều nhằm mục đích cung cấp mẫu cho phân tích dữ liệu sau này. Điều này có nghĩa là một bản ghi thời gian tốt nên cho phép chúng ta quan sát cách thời gian của mình được sử dụng ở các khía cạnh khác nhau (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng…) và ở các lĩnh vực khác nhau (cuộc sống, học tập, công việc…), cũng như xu hướng mà dữ liệu này phản ánh.

Điều này dẫn đến câu hỏi tiếp theo.

Mục đích của “thời gian theo dõi” là gì?

Như đã nói trước đó, đây thực sự là quá trình tạo ra dữ liệu. Trong bài viết trước của tôi “Sản xuất dữ liệu không đồng nghĩa với tạo giá trị”, tôi đã nhấn mạnh rằng cần phải nhận thức rõ nhu cầu và động lực thực sự của mình, ghi lại dữ liệu có giá trị đối với bản thân, và không làm những việc mất công vô ích.

Trong trường hợp của tôi, tôi có khá nhiều việc phải làm mỗi ngày, ngoài cuộc sống hàng ngày và các khóa học tại trường, tôi còn có công việc bán thời gian bên ngoài, đọc sách, làm dự án riêng, viết tiểu thuyết, quản lý trang web và viết blog. Tôi cảm thấy mình khó có thể cân bằng tất cả những điều này, và rất có thể sẽ dành quá nhiều thời gian cho một việc nào đó. Khi đó, việc ghi lại thời gian mình đã đầu tư vào từng lĩnh vực có ý nghĩa lớn.

Ví dụ, hầu hết các khóa học của tôi đều tập trung vào thứ Ba và thứ Tư, đây là hai ngày tôi dành nhiều thời gian nhất cho việc học. Vì vậy, tôi có thể phân bổ thêm thời gian cho các lĩnh vực khác vào những ngày khác.

Trong bài viết “Xây dựng hệ thống kiểm tra thói quen phù hợp hơn” của tôi, điểm số kiểm tra thói quen có thể phản ánh trạng thái tinh thần của tôi trong ngày. Nếu kết hợp dữ liệu thời gian theo dõi và kiểm tra thói quen, tôi có thể phân tích tốt hơn những gì khiến tôi cảm thấy khỏe mạnh và những gì khiến tôi mệt mỏi. Ví dụ, tôi nhận thấy rằng khi thời gian dành cho “học tập” vượt quá một ngưỡng nhất định (chẳng hạn như cả ngày đi học), trạng thái của tôi giảm sút đáng kể; tương tự, nếu tôi dành quá nhiều thời gian cho “giải trí”, tôi cũng gặp tình trạng tương tự - khi tôi chú ý đến thực tế mà dữ liệu phản ánh, tôi có thể phân tích nguyên nhân sâu hơn - có thể do lượng dopamine tăng cao khi giải trí, khiến tôi mất năng lượng khi làm việc khác và khó kiên trì.

Tôi cũng có thể vẽ biểu đồ hình tròn để minh họa mức độ đầu tư vào các lĩnh vực khác nhau, từ đó trực quan hóa tầm quan trọng của từng lĩnh vực để điều chỉnh thời gian của mình. Chẳng hạn, nếu tôi nhận thấy mình đang dành quá nhiều thời gian cho công việc bán thời gian, tôi có thể cân nhắc từ bỏ hoặc tìm một công việc khác.

Ngoài ra, tôi cũng có thể đánh giá lại tầm quan trọng của các lĩnh vực khác nhau dựa trên mức độ đầu tư. Ví dụ, nếu trước đây tôi luôn nghĩ rằng đọc sách không quan trọng lắm, nhưng một ngày nọ, tôi nhận thấy rằng khi thời gian đọc sách tăng lên, sản lượng bài viết trên blog của tôi cũng tăng theo, thì tôi cần phải xem xét lại tầm quan trọng của việc đọc sách.

Các phương pháp “thời gian theo dõi”

Sau khi đọc một số bài viết liên quan đến “thời gian theo dõi” và thử nghiệm một số ứng dụng trên App Store, tôi đã tổng hợp được ba phương pháp chính:

  1. Khối thời gian
  2. Đồng hồ Pomodoro / Tập trung
  3. Dẫn dắt bởi dự án

Phương pháp khối thời gian

Với các ứng dụng như aTimeLogger, CalFlow và JotDay, đây là ví dụ điển hình của phương pháp này.

Phương pháp này chia 24 giờ trong ngày thành nhiều khối thời gian nhỏ, chẳng hạn như mỗi 5 phút là một khối, và dùng các màu sắc khác nhau để biểu thị thời gian dành cho các hoạt động khác nhau. Một số ứng dụng thậm chí còn dùng độ đậm nhạt của màu sắc để thể hiện tỷ lệ sử dụng thời gian trong mỗi khối (nếu trong 5 phút đó bạn chỉ làm việc 1 phút, màu sắc sẽ nhạt hơn).

Khi một ngày qua đi, các khối này cơ bản sẽ được lấp đầy, và bạn có thể nhìn thấy trực quan mình đã dành thời gian vào những việc gì thông qua số lượng và sự phân bố của các khối màu khác nhau. Ngay cả khi có những khối chưa được lấp đầy, bạn vẫn có thể tính toán tỷ lệ sử dụng thời gian thông qua số lượng ô trống, vì về nguyên tắc, các khối thời gian trống cho thấy rằng bạn đang lãng phí thời gian.

Nhiều ứng dụng khối thời gian hữu ích sẽ đồng bộ với dữ liệu ngủ và tập thể dục trên điện thoại (ít nhất là các ứng dụng iOS), giúp tự động ghi lại. Một số còn hỗ trợ theo dõi ứng dụng, ghi lại thời gian bạn sử dụng các ứng dụng khác nhau. Nếu bạn thường dùng Bilibili để xem video hoặc Logseq để ghi chú học tập, việc theo dõi thời gian sử dụng các ứng dụng này cũng đồng nghĩa với việc bạn đang theo dõi thời gian giải trí và học tập.

Phương pháp khối thời gian thường yêu cầu bạn ghi lại chi tiết mọi thứ, kể cả thời gian ăn uống, mặc dù hầu hết các ứng dụng có thể tự động hóa một phần, nhưng đối với nhiều người, điều này có thể hơi phiền phức.

Đồng hồ Tập trung

Các ứng dụng như Tomato ToDo, MyTomato, Thiro, OffScreen (mặc dù OffScreen chủ yếu tập trung vào quản lý thời gian màn hình) và Forest đều thuộc loại này. Ngoài ra, một số công cụ hiệu suất như “TickTick” cũng có chức năng Pomodoro kèm theo khả năng thống kê dữ liệu.

Những vấn đề của các ứng dụng Pomodoro đã được thảo luận trong bài viết “Đồng hồ Pomodoro không thực sự hiệu quả”, nên tôi sẽ không đi sâu vào chi tiết.

Tuy nhiên, không phải mọi “đồng hồ tập trung” đều là “đồng hồ Pomodoro”. Còn có các loại đếm thời gian thông thường hơn, như đếm ngược và đếm xuôi. Dù bằng cách nào, ý tưởng đằng sau các ứng dụng này không chỉ là ghi lại thời gian mà còn là ghi lại “thời gian làm việc nghiêm túc”. Khác với “khối thời gian”, phương pháp này không tự động ghi lại thời gian ngủ, tập thể dục hoặc các hoạt động không liên quan đến công việc và học tập.

Phương pháp ghi lại thời gian này rõ ràng tiện lợi và nhẹ nhàng hơn. Nếu bạn nghĩ rằng việc ghi lại thời gian ngủ có thể được xử lý bằng các ứng dụng sức khỏe và giấc ngủ, thời gian tập thể dục có thể được giao cho các ứng dụng thể dục, và thời gian cho các hoạt động khác như đánh răng rửa mặt hoặc di chuyển không cần thiết phải ghi lại, thì phương pháp này có thể phù hợp hơn với bạn.

Lõi của phương pháp đồng hồ tập trung nằm ở “tập trung”. Vì các công cụ này thường khuyến khích bạn đầu tư hoàn toàn vào công việc hoặc học tập trong khoảng thời gian được ghi lại, bạn có thể coi thời gian tập trung của mình tỷ lệ thuận với sản phẩm mà bạn tạo ra trong lĩnh vực đó. Sản phẩm này có thể hiểu là “giá trị tạo ra” hoặc “kết quả”. Vì việc tập trung đòi hỏi nhiều năng lượng hơn so với việc sử dụng thời gian thông thường, bạn cũng có thể coi “thời gian tập trung” là “đầu tư năng lượng”.

Dữ liệu “độ đầu tư vào lĩnh vực” thu được từ phương pháp này không chỉ đơn giản là thời gian mà còn là năng lượng và kết quả mà bạn đạt được trong các lĩnh vực khác nhau. Nhiều ứng dụng này còn khuyến khích bạn viết “ghi chú tập trung”, tức là ghi lại những gì bạn đã hoàn thành trong mỗi phiên tập trung.

Dẫn dắt bởi dự án

Một số ứng dụng theo dõi thời gian, chẳng hạn như Xuyu và iHour, nhấn mạnh hơn vào “phân loại” và “nhãn”, nhưng đổi tên thành “dự án”.

Gần như bất kỳ việc gì bạn thấy hữu ích đều có thể được gọi là “dự án”, chẳng hạn như “Học tiếng Anh”, “Đọc sách”, “Học ngôn ngữ Go” v.v. So với phân loại thông thường, nó cụ thể hơn và trực tiếp khuyến khích bạn hoàn thành một việc cụ thể. Nghĩa là, so với việc chỉ đơn giản ghi lại thời gian, nó còn mang tính chất giám sát thói quen kiểm tra.

Tổng kết phương pháp theo dõi thời gian

Điều này không phải là danh sách đầy đủ, và cũng không phải là phân loại tuyệt đối. Hầu hết các ứng dụng theo dõi thời gian đều thực hiện các phương pháp trên, chỉ khác biệt ở chỗ chúng nghiêng về phương pháp nào nhiều hơn. Quan trọng hơn, ba phương pháp này đại diện cho ba tư duy khác nhau về theo dõi thời gian.

Nói ngắn gọn, nếu bạn muốn biết mình đã dành thời gian vào những việc gì hàng ngày, bao gồm cả việc di chuyển và sinh hoạt, để sắp xếp thời gian tốt hơn theo từng ngày và giờ, bạn có thể thử “khối thời gian”.

Nếu bạn muốn khuyến khích mình làm việc chuyên sâu và học tập tập trung, cũng như muốn biết mình đã tập trung vào các lĩnh vực nào và mức độ đầu tư ra sao, bạn có thể thử “đồng hồ tập trung”.

Nếu bạn muốn khuyến khích mình làm một số việc cụ thể, giống như “kiểm tra thói quen”, nhưng đảm bảo chất lượng và số lượng, hoặc nếu bạn có nhiều dự án và muốn đầu tư thời gian một cách đều đặn, bạn có thể thử các công cụ theo dõi thời gian “dẫn dắt bởi dự án”.

Vấn đề của “thời gian theo dõi”

Sau khi nói nhiều về các phương pháp “thời gian theo dõi”, liệu việc thực hành chúng có thực sự hiệu quả?

Trước tiên, tôi phải làm rõ rằng, vì có rất nhiều ứng dụng và bài viết liên quan đến chủ đề này, “thời gian theo dõi” chắc chắn là cần thiết, thậm chí là không thể thiếu đối với một bộ phận đông đảo người dùng.

Tuy nhiên, đối với một bộ phận khác, “thời gian theo dõi” có thể trở nên rườm rà.

Tôi đã lần lượt sử dụng “TickTick”, “OffScreen” và “JotDay” để thực hành theo dõi thời gian, và hiện tại, tôi đang thử nghiệm “Thiro” để ghi lại thời gian tập trung. Nói chung, phương pháp theo dõi thời gian của tôi đã trải qua những thay đổi sau:

  1. Ban đầu, khi mới bắt đầu tìm hiểu về quản lý thời gian, tôi đã phát hiện ra chức năng đồng hồ tập trung trong “TickTick” khi quản lý lịch trình và công việc, và bắt đầu sử dụng Pomodoro. Lúc đó, mục đích của tôi không phải là ghi lại thời gian mà là giám sát sự tập trung và đầu tư.
  2. Sau khi từ bỏ “TickTick” vì ranh giới giữa lịch trình và công việc không rõ ràng, tôi chuyển sang sử dụng Lịch và Nhắc nhở mặc định của Apple để quản lý thời gian, cùng với OffScreen để kiểm soát thời gian màn hình, và đương nhiên, tôi bắt đầu sử dụng chức năng đồng hồ tập trung của OffScreen. Lúc này, tôi bắt đầu quan sát dữ liệu thống kê và biểu đồ mà OffScreen cung cấp, và sử dụng chúng làm cơ sở để sắp xếp thời gian.
  3. Tình cờ biết đến khái niệm “khối thời gian”, tôi muốn hiểu rõ hơn mình đã dành thời gian vào đâu, nên bắt đầu chọn các công cụ theo dõi thời gian. Cuối cùng, vì giao diện của CalFlow quá xấu, tôi đã chọn JotDay. Từ đó, tôi bắt đầu ghi lại tất cả thời gian của mình, bao gồm cả ngủ, tập thể dục, ăn uống, học tập…
  4. Sau đó, tôi bắt đầu cảm thấy “khối thời gian” quá phức tạp, và dữ liệu thống kê từ “khối thời gian” không có ý nghĩa tham khảo hơn so với “đồng hồ tập trung”, nên tôi bắt đầu thử nghiệm “Thiro” để ghi lại thời gian tập trung (thực tế, tôi hoàn toàn có thể tiếp tục sử dụng OffScreen, nhưng tôi muốn thử một công cụ mới).

Tuy nhiên, bất kể phương pháp “thời gian theo dõi” có thay đổi thế nào, vẫn không thể giải quyết một vấn đề cốt lõi: **Đối với tôi, dữ liệu và biểu đồ thống kê từ “khối thời gian” hay “đồng hồ bang ca doi thuong tập trung” thực sự không có giá trị

Trong kinh tế học, có một định luật nổi tiếng gọi là Định luật Goodhart:

Khi một thước đo trở thành mục tiêu, nó không còn là một thước đo tốt nữa.

Hầu hết các dữ liệu thống kê từ các công cụ theo dõi thời gian đều là những chỉ số như vậy - khi ghi lại thời gian, chúng cũng khuyến khích chúng ta đầu tư nhiều thời gian hơn vào các lĩnh vực mà chúng ta coi trọng. Nghĩa là, “đầu tư nhiều thời gian hơn” trở thành mục tiêu, thì “thời gian” bản thân không còn là một chỉ số tốt, và việc quan sát xu hướng thay đổi của thời gian đầu tư không còn ý nghĩa.

Khuyến khích đầu tư nhiều thời gian hơn vào các lĩnh vực quan trọng thực chất là khuyến khích chúng ta sắp xếp thời gian hợp lý, ví dụ như giảm thời gian giải trí và dành nhiều thời gian hơn cho học tập và công việc.

Khi quản lý thời gian tốt, xu hướng này có thể được hiển thị rõ ràng qua biểu đồ thống kê. Nhưng khi quản lý thời gian kém, chúng ta cũng có thể cảm nhận được mà không cần biểu đồ. Chúng ta rõ ràng biết rằng cần phải dành nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng, và không cần một chỉ số đã trở thành mục tiêu để khuyến khích bản thân làm việc đó.

Thực tế, ngoài việc khuyến khích chúng ta sắp xếp thời gian tốt hơn, theo dõi thời gian còn tạo ra một cảm giác sai lầm rằng “tôi đã làm rất nhiều việc”, điều mà nhiều người gọi là “ảo giác hiệu suất” hoặc “ảo giác bận rộn”.

Về “ảo giác bận rộn”, tôi đã thảo luận trong bài viết “Bận rộn không đồng nghĩa với đầy đủ!”.

Đọc một cuốn sách trong một giờ có thật sự hữu ích không? Chưa chắc, có thể đó là một cuốn sách tệ hại, và bạn đã lãng phí một giờ quý giá vào nó. Sự an ủi duy nhất là, trên biểu đồ theo dõi thời gian, bạn trông rất hiệu quả.

Tóm lại, đối với tôi, theo dõi thời gian có hai vấn đề chính:

  1. Do chức năng “khuyến khích”, dữ liệu theo dõi thời gian không phản ánh đúng thực tế. Mặc dù khuyến khích có thể hiệu quả, nhưng sau khi đạt được kết quả, dữ liệu ghi lại còn có giá trị tham khảo gì nữa? Tại sao chúng ta lại cần dùng thời gian để khuyến khích bản thân học tập và làm việc?
  2. Dành thời gian không chắc đã mang lại hiệu quả, và theo dõi thời gian dễ gây ra “ảo giác hiệu suất”.

Kết luận

«Kết luận được tạo bởi ChatGPT» “Thời gian theo dõi” giúp theo dõi việc phân bổ thời gian hằng ngày vào các hoạt động khác nhau, hỗ trợ người dùng phân tích dữ liệu này để hiểu rõ xu hướng và cấu trúc sử dụng thời gian, từ đó tối ưu hóa quản lý thời gian.

Các phương pháp theo dõi thời gian phổ biến gồm ba loại - khối thời gian, đồng hồ tập trung và dẫn dắt bởi dự án, mỗi loại phù hợp với các nhu cầu khác nhau.

Mặc dù theo dõi thời gian giúp nâng cao ý thức quản lý thời gian, nhưng vẫn tồn tại một số vấn đề tiềm ẩn, đặc biệt là dễ dẫn đến “ảo giác hiệu suất”, khi người dùng nhầm lẫn rằng đầu tư nhiều thời gian đồng nghĩa với hiệu suất cao.

Chương 2: Tôi đã hoàn thành được gì?

Xem lại nhu cầu và động lực

Một số người có nhu cầu rất rõ ràng, chẳng hạn như một freelancer hoặc người làm nhiều công việc cùng lúc, cần phải chuyển đổi giữa các công việc khác nhau, họ có thể cần theo dõi mình đã dành thời gian vào đâu. Đối với họ, kết hợp “quản lý lịch trình” và phương pháp “khối thời gian” có thể là lựa chọn phù hợp nhất.

Đối với tôi, một sinh viên đa ngành, tôi quan tâm không phải là liệu tôi có đối xử công bằng với tất cả các công việc của mình hay không, hay liệu tôi có dành đủ thời gian cho công việc quan trọng nhất hay không. Thực tế, ngoài vài ngày học dày đặc, tôi có rất nhiều thời gian dư dả.

Có lẽ tôi sẽ nói rằng, “đồng hồ tập trung” và “dẫn dắt bởi dự án” là những phương pháp theo dõi thời gian phù hợp hơn với tôi. Nhưng khi tôi phải chọn giữa ba phương pháp này, suy nghĩ của tôi đã bị giới hạn.

Có lẽ, tôi không cần phải theo dõi thời gian tiêu thụ chút nào?

Những người có nhu cầu công việc đặc biệt, thời gian của họ rất quý giá, cần phải tính toán kỹ lưỡng. Thời gian của tôi cũng quý giá, nhưng có lẽ không phải là quý giá nhất. Vậy điều gì là đáng quản lý nhất đối với tôi?

Là một sinh viên, tôi dành phần lớn thời gian cho “khám phá” thay vì “sử dụng”. “Khám phá” có nghĩa là tôi đang thu thập thông tin mới và có giá trị, trong khi “sử dụng” có nghĩa là tôi đang áp dụng thông tin đã có để tạo ra giá trị mới.

Những người dành phần lớn thời gian cho “sử dụng” (thường là những người lớn tuổi hơn), họ tiêu tốn bao nhiêu thời gian, hầu hết đều tạo ra kết quả cụ thể. Còn tôi, khi dành thời gian cho “khám phá”, có thể đang thử nghiệm và mắc lỗi, không trực tiếp tạo ra giá trị.

Để có được cảm giác “tôi đã học được rất nhiều” mà không rơi vào “ảo giác hiệu suất”, có lẽ theo dõi thời gian tiêu thụ không phải là lựa chọn khôn ngoan.

Khám phá ngoài “theo dõi thời gian”

Tôi từng nghe một lời khuyên rằng đừng viết danh sách To-do, mà hãy viết danh sách Done. Lúc đó, tôi cảm thấy thú vị nhưng lại nghĩ rằng đó chỉ là cách nói hoa mỹ, nên không tìm hiểu thêm. Phải đến bây giờ, tôi mới bắt đầu hiểu ý nghĩa thực sự của danh sách Done.

Danh sách Done là ghi lại những gì bạn đã làm, thay vì những gì bạn dự định làm. Nó có nét tương đồng với “nhật ký thành công”.

Tuy nhiên, tôi không hoàn toàn đồng ý rằng To-do list không tốt bằng Done list. Thực tế, To-do list là một phương pháp quản lý nhiệm vụ, trong khi Done list là một phương pháp đánh giá lại.

“Đánh giá lại” có vẻ là một điểm đột phá tốt.

Khi nghĩ kỹ, lý do chúng ta làm “theo dõi thời gian” thực chất cũng là để phục vụ cho việc đánh giá lại. Các biểu đồ đẹp mắt cũng nhằm mục đích giúp đánh giá lại, chỉ là ban đầu tôi chưa nhận ra điều này.

Tôi nghĩ rằng thiết kế của hầu hết các công cụ theo dõi thời gian không giúp người dùng nhận thức được rằng họ cần đánh giá lại cách sử dụng thời gian, vì biểu đồ tự động đã hiển thị xu hướng một cách thuận tiện. Tuy nhiên, chỉ đánh giá lại thời gian sử dụng là chưa đủ.

Đo lường sản phẩm của mình

Cốt lõi của danh sách Done là giúp chúng ta đánh giá lại những gì mình đã làm trong một khoảng thời gian nhất định. Chúng ta có thể khái quát “đã làm gì” thành một khái niệm khác - sản phẩm (product).

Hiệu suất (productivity) mà chúng ta thường nói đến thực chất là số lượng sản phẩm tạo ra trong một đơn vị thời gian.

Vậy làm thế nào để đo lường “sản phẩm”?

Theo tôi, bất kỳ thứ gì tạo ra giá trị cho bản thân đều có thể được tính là sản phẩm, và để đo lường “sản phẩm”, chúng ta cần đo lường “giá trị”. Bước đầu tiên là tìm ra các con số cụ thể có mối quan hệ tương quan tích cực với “giá trị” đó. Ví dụ, nếu bạn là một nhà văn, bạn có thể sử dụng số lượng từ viết được trong một đơn vị thời gian như một tiêu chuẩn đo lường “sản phẩm”.

Là một sinh viên, số lượng “bài ghi chú” có thể là một tiêu chuẩn đo lường “sản phẩm”. Ngoài ra, tôi còn viết blog, viết bài cũng là một dạng sản phẩm, phản ánh quá trình đầu vào, suy nghĩ và trưởng thành của tôi trong khoảng thời gian đó, vì vậy “số từ bài viết” cũng có thể là một tiêu chuẩn.

Đối với hầu hết mọi người, số lượng nhiệm vụ hoàn thành cũng là một tiêu chuẩn sản phẩm. Mục đích của việc viết danh sách Done cũng nằm ở đây - xem xét các nhiệm vụ đã hoàn thành trong ngày.

Vì vậy, thay vì đánh giá lại mình đã dành thời gian vào những việc gì, có lẽ tốt hơn là đánh giá lại mình đã “sản xuất” được gì trong ngày.

Xây dựng một hệ thống

Rõ ràng, tôi đã xác định được ba chỉ số có thể đo lường sản phẩm của mình - số lượng nhiệm vụ hoàn thành, số lượng ghi chú và số từ bài viết.

Vậy là tôi có thể bắt đầu viết danh sách Done của mình rồi. Hãy nhớ rằng, đánh giá lại nên là chu kỳ, thói quen của tôi là đánh giá lại mỗi ngày một lần. Bạn có thể sử dụng Notion hoặc các phần mềm ghi chú khác, hoặc thậm chí dùng giấy bút để ghi lại các chỉ số “sản phẩm” mà bạn đã đặt ra.

Ví dụ, tôi sẽ ghi lại trên trang hôm đó như sau:

Hôm nay tôi đã làm gì:

  1. XXX
  2. XXXXX
  3. XXX

Ghi chú hôm nay:

  1. Ghi chú học đại học - XXX - XXXX
  2. Ghi chú đọc sách - XXX
  3. Các ghi chú lẻ tẻ khác
    • XXX

Hôm nay tôi đã viết phần đầu của bài viết «XXX», tổng cộng N từ. Sau đó, tôi có thể đánh giá tổng thể ngày hôm đó bằng cách cho điểm, ví dụ A, B, C.

Tôi vẫn duy trì truyền thống cũ, giống như hệ thống kiểm tra thói quen và danh sách kiểm soát ham muốn trước đây, để tính toán điểm số tự động cho mỗi ngày.

Điểm thói quen*0.2 + Tổng điểm nhiệm vụ*0.8 + Điểm ghi chú + Điểm đầu ra

Trong đó, điểm thói quen đến từ hệ thống kiểm tra thói quen mà tôi đã đề cập trong bài viết “Xây dựng hệ thống kiểm tra thói quen phù hợp hơn”. Tổng điểm nhiệm vụ đến từ hệ thống quản lý nhiệm vụ của tôi, tôi sẽ gán một giá trị (0 biểu thị không có giá trị, ví dụ như bài tập nước; 1 biểu thị nhiệm vụ đóng góp cho giá trị lớn hơn, ví dụ như bài tập chuyên ngành; 2 biểu thị nhiệm vụ là điểm then chốt của một việc, ví dụ như hoàn thành khung dự án…) cho mỗi nhiệm vụ cần hoàn thành, và tổng giá trị của tất cả các nhiệm vụ hoàn thành trong ngày sẽ là “Tổng điểm nhiệm vụ” của ngày đó.

Điểm ghi chú được tính như sau:

if(
	empty(ghi chú), 0,
	if(ghi chú<35,
		0.75,
		if (ghi chú<50,
			1,
			(ghi chú-50)*0.0175 + 1
		)
	)
)

Vì tôi sử dụng Logseq để ghi chú, Logseq là một phần mềm ghi chú dạng sơ đồ với các liên kết kép, mỗi nút hoặc đoạn văn bản trong sơ đồ được coi là một “khối”. Đếm số lượng “khối” có thể đơn giản hóa việc lượng hóa số lượng ghi chú của tôi. Quá trình này có thể được thực hiện dễ dàng bằng cách sử dụng phần mở rộng Heatmap của Logseq.

Điểm đầu ra được tính như sau, đơn giản là nó liên quan trực tiếp đến số từ bài viết, nhưng tôi đã đặt một số ngưỡng, dưới 1500 từ chỉ tính 0.5 điểm, dưới 2000 tính 0.75 điểm, dưới 2650 tính 1 điểm, vượt quá con số này sẽ được tính khác.

if(
	empty(số từ bài viết),
	0,
	if (số từ bài viết<=1500,
		0.5,
		if(số từ bài viết<=2000,
			0.75,
			if(số từ bài viết<=2650,
				1,
				floor(((số từ bài viết-2650)*0.0005 + 1) * 100) / 100
			)
		)
	)
)

Mỗi ngày, tôi chỉ cần thống kê ba giá trị này (thường mất ít hơn một phút để hoàn thành, và “Tổng điểm nhiệm vụ” được tính toán tự động thông qua thuộc tính Rollup của Notion). Từ đó, tôi có thể nhìn thấy trực quan tình hình sản phẩm mỗi ngày. !hình ảnh.png

hình ảnh.png

Nếu bạn muốn, bạn cũng có thể vẽ một biểu đồ đường. !hình ảnh.png

hình ảnh.png

Điều này khác gì so với đánh giá lại thời gian?

Tôi từng có một khoảng thời gian say mê việc theo dõi thời gian sử dụng của mình mỗi ngày. Tôi sẽ ghi lại mình đã làm gì trong mỗi khoảng thời gian, loại bỏ các thời gian không liên quan như việc vặt, và tổng thời gian còn lại chính là thời gian tôi đã tận dụng được trong ngày.

Tôi cũng sẽ ghi lại trong đánh giá hàng ngày rằng thời gian dành cho lĩnh vực nào đã tăng, lĩnh vực nào giảm, và những điều cần lưu ý trong tương lai.

Sau đó, tôi cũng đưa con số thời gian này vào biểu đồ đường… !Tôi có lẽ đã quá mê mẩn với biểu đồ…

Tôi có lẽ đã quá mê mẩn với biểu đồ…

Bạn có thể thấy rằng, mặc dù thời gian “tận dụng” trong ngày và “sản phẩm” có vẻ không liên quan nhiều, chỉ có một số đỉnh và đáy trùng khớp, nhưng “tỷ lệ sản phẩm thời gian” và “sản phẩm” hầu như hoàn toàn giống nhau.

Nghĩa là, mặc dù “tỷ lệ sản phẩm thời gian” có thể phản ánh trực tiếp “hiệu suất”, nhưng “sản phẩm” bản thân đã đủ chính xác.

Nói cách khác, đánh giá lại “thời gian” và đánh giá lại “sản phẩm”, về mặt hiệu quả, dường như không có gì khác biệt.

Chủ yếu khác biệt nằm ở “thực thi”. Nếu muốn đánh giá lại thời gian sử dụng, có nghĩa là khi làm việc và học tập (có thể bao gồm cả cuộc sống, vận động, xã hội), bạn phải bật đồng hồ, và nếu không may quên, toàn bộ hệ thống sẽ bị rối loạn, bạn phải cố gắng nhớ lại thời gian bắt đầu và ghi lại.

Trong khi đó, đánh giá lại sản phẩm, bạn chỉ cần vào cuối ngày hoặc sáng hôm sau, dựa trên ký ức rõ ràng hoặc một số ghi chú, đánh giá lại bạn đã làm được những gì.

Nhìn chung, đánh giá lại sản phẩm tiện lợi hơn so với đánh giá lại thời gian.

Ngoài ra, mặc dù không có bằng chứng cụ thể, tôi nghĩ rằng đánh giá lại sản phẩm thực tế và chân thực hơn so với đánh giá lại thời gian. Ví dụ, nếu bạn dành nửa giờ đọc sách, dòng ghi nhận 30 phút này sẽ trông rất đẹp; nhưng nếu trong 30 phút đó bạn thường xuyên mất tập trung hoặc bị gián đoạn, sản phẩm có thể không cao, ghi chú cũng ít hơn. Có lẽ, đây cũng là một cách tránh “ảo giác hiệu suất”.

Ngoài ra, đánh giá lại thời gian có thể gây lo lắng. Nếu bạn suốt ngày bận rộn tham gia các cuộc họp hoặc lớp học, thì sẽ không có nhiều thời gian cho riêng mình, khi đánh giá lại, bạn có thể cảm thấy rằng mình thực sự không làm được gì nhiều; nhưng nếu đánh giá lại sản phẩm, bạn có thể nhận ra rằng bạn đã ghi chú được rất nhiều trong các cuộc họp và lớp học, có thể sản phẩm sẽ cao hơn.

Tóm lại, nếu nhu cầu của bạn không phải là quản lý thời gian một cách vĩ mô, có lẽ so với việc ghi lại thời gian, có ý thức đánh giá lại những gì bạn đã làm sẽ có ích hơn.

Chương 3: Theo dõi thời gian có thực sự vô ích không?

Đọc đến đây, bạn có thể nghĩ rằng tôi sẽ không còn sử dụng các công cụ theo dõi thời gian như “đồng hồ tập trung” nữa. Nhưng thực ceo nhà cái tế không hẳn như vậy, mặc dù “đồng hồ tập trung” có chức năng “ghi lại thời gian”, chúng ta không nhất thiết phải sử dụng chức năng “thống kê dữ liệu”.

Theo tôi, mục đích thiết kế của “đồng hồ tập trung” là giúp người dùng “tập trung”. Nghĩa là, mục đích sử dụng “đồng hồ tập trung” nên là làm việc và học tập chuyên sâu hơn, thay vì ghi lại nhiều thời gian tập trung hơn. Nói cách khác, chúng ta nên tránh “Định luật Goodhart”, từ đầu không cần “thời gian tập trung” làm chỉ số, càng không nên biến nó thành “mục tiêu”.

Thực tế, chúng ta chỉ cần một chiếc đồng hồ đơn giản để luôn nhận thức được thời gian tập trung. Nếu bị gián đoạn hoặc cần nghỉ ngơi, chỉ cần tạm dừng đồng hồ.

Làm như vậy, một mặt có thể khuyến khích mình dành thêm thời gian khi đang tập trung, mặt khác có thể mang lại một chút cảm giác thành tựu khi kết thúc. Như tôi đã nói trước đó, nó cũng có thể là một công cụ giám sát để đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành chất lượng và số lượng, chẳng hạn như yêu cầu bản thân đọc ít nhất 30 phút mỗi ngày, chứ không chỉ là đọc thôi.

Hơn nữa, bạn có thể tránh được “ảo giác hiệu suất”, vì sau khi đồng hồ kết thúc, bạn không cần quan tâm đến mình đã dành bao nhiêu thời gian nữa. Không cần vì hôm nay ghi lại được nhiều thời gian mà nghĩ rằng hôm nay chắc chắn hiệu quả.

Bạn có thể xem lại thời gian tập trung trong đánh giá lại, cũng như thời gian dành cho một nhiệm vụ cụ thể, để rèn luyện khả năng ước tính thời gian của mình, từ đó sắp xếp công việc tốt hơn trong tương lai.

Sau khi đánh giá lại, bạn không cần, cũng không cần xem lại các ghi nhận thời gian trước đây hoặc quan sát xu hướng thay đổi của thời gian, vì bạn đã có thể đánh giá lại “sản phẩm” của mình, và điều này phản ánh hiệu suất tốt hơn “thời gian” - tạo ra nhiều sản phẩm hơn trong một ngày, hiệu suất tự nhiên sẽ cao hơn, vì đơn vị thời gian là cố định.

Lời kết

Mỗi khi nói đến việc sử dụng công cụ hiệu suất, chúng ta đều cần bàn đến vấn đề “nhận thức nhu cầu”. Chúng ta không thể sao chép hệ thống và phương pháp của người khác, vì giống như không phải ai cũng cần sử dụng “khối thời gian” để theo dõi thời gian tiêu thụ, mỗi người đều có những nhu cầu độc đáo riêng.

Bài viết này đã giới thiệu về khái niệm “theo dõi thời gian” thường xuất hiện trong chủ đề công việc và hiệu suất, giải thích các vấn đề mà tôi đã quan sát được khi thực hành “theo dõi thời gian”. Sau khi xem xét lại nhu cầu, tôi quyết định sử dụng “sản phẩm” thay cho “thời gian” để đánh giá lại chu kỳ, đồng thời tôi cũng khẳng định vai trò tích cực của các công cụ theo dõi thời gian như “đồng hồ tập trung”, và cách sử dụng chúng tốt nhất.

Hy vọng nội dung bài viết này sẽ mang lại cho bạn một số gợi ý, và tôi muốn nhấn mạnh thêm rằng việc nhận thức nhu cầu thực sự là một việc khó khăn, một hệ thống phù hợp có thể cần thời gian dài để cải tiến. Các phương pháp mà tôi đề cập ở đây có thể chưa phải là phù hợp nhất với tôi, và trong tương lai, chúng có thể sẽ tiếp tục được cải tiến.

Đó là tất cả, bài viết này rất dài, vượt quá mười nghìn từ, vì vậy cảm ơn bạn đã đọc đến đây.

Ngoài ra, loạt bài trước đây của tôi “Tôi sử dụng Notion như thế nào” đã được đổi tên thành “Báo cáo năng suất”, vì tôi nhận thấy rằng mặc dù hai số đầu tiên có thảo luận về việc sử dụng Notion, nhưng phần lớn nội dung lại xoay quanh các phương pháp, thiết kế và các ý tưởng